Una de las características más potentes de AgendaClic es su módulo de Workflows, que te permite automatizar procesos y optimizar la gestión de reservas de forma inteligente.
¿Qué es un Workflow y cómo puede ayudarte?
Los Workflows te permiten automatizar acciones en función de eventos específicos dentro del sistema de reservas. Por ejemplo:
✅ Enviar un correo electrónico al cliente cuando se confirma una reserva.
✅ Enviar automáticamente un enlace de reunión por Zoom cuando faltan 30 minutos para la sesión.
✅ Enviar una encuesta de satisfacción por WhatsApp al finalizar la cita.
✅ Hacer una solicitud POST vía Webhook para integrar con otras herramientas.
✅ Archivar automáticamente una cita después de un mes.
Las posibilidades son prácticamente infinitas, ya que puedes combinar múltiples acciones y condiciones para crear procesos automatizados que faciliten la gestión de tu negocio.
Eventos que pueden activar un Workflow
Los Workflows pueden activarse cuando ocurre alguna de estas acciones:
- Se crea una nueva reserva.
- Se reprograma una cita.
- Cambia el estado de la reserva. (Puedes configurar combinaciones según el estado anterior y el nuevo)
- Finaliza la cita. (También puedes programar acciones minutos antes o después de la finalización)
- Se registra un nuevo cliente.
Cuando se cumplan estas condiciones, el sistema puede activar diferentes tipos de acciones.
Acciones disponibles en los Workflows
Los Workflows permiten ejecutar múltiples acciones automatizadas, entre ellas:
📩 Enviar un correo electrónico.
📲 Enviar un SMS. (Usando Twilio o Amazon SNS)
💬 Enviar mensajes de WhatsApp. (Usando Twilio)
📢 Notificar por Telegram.
🔄 Cambiar el estado de una reserva.
🌐 Enviar solicitudes HTTP(s) mediante Webhooks.
Este listado sigue creciendo con cada actualización del plugin.
Crea y personaliza Workflows ilimitados
Puedes crear múltiples flujos de trabajo personalizados, combinando distintos triggers (disparadores) con acciones específicas.
Cada trigger tiene sus propios campos configurables. Por ejemplo, en un correo electrónico puedes definir:
📌 Destinatarios: Cliente, staff, administrador o un correo personalizado.
📌 Asunto y cuerpo: Personalizables con palabras clave dinámicas.
📌 Adjuntos: Puedes agregar PDFs generados automáticamente, como facturas o documentos personalizados.
Gracias a estos elementos, puedes construir automatizaciones avanzadas que integren diferentes módulos dentro de AgendaClic.
Ejemplos de Automatización con Workflows
🔹 Notificación a los padres de un estudiante: Si en el formulario de reserva se registra el número de teléfono de un apoderado, se puede configurar el envío de un mensaje de WhatsApp una hora antes de la sesión.
🔹 Envío de documentos adjuntos al staff: Si un cliente sube su pasaporte al reservar una cita, se puede configurar un Workflow que lo envíe automáticamente al Telegram del staff asignado.
🔹 Generación y envío de facturas automáticas: Un Workflow puede crear un PDF de factura con el módulo de facturación y enviarlo automáticamente al correo del cliente.
Filtros avanzados para mayor personalización
Puedes configurar filtros en los Workflows para que las automatizaciones se activen solo en casos específicos:
🔹 Filtro por ubicación: Activa Workflows según la sede donde se realiza la cita.
🔹 Filtro por staff: Ejecuta acciones solo cuando la cita involucre a un profesional en particular.
🔹 Filtro por servicio: Diferencia Workflows según el tipo de servicio reservado.
🔹 Filtro por idioma: Envía notificaciones en el idioma que usa el cliente en tu sitio.
🔹 Filtro por estado: Activa acciones en función del estado de la reserva.
Además, puedes desactivar temporalmente o eliminar cualquier Workflow si ya no lo necesitas.
Automatiza y optimiza la gestión de tu negocio con AgendaClic
Con AgendaClic, no solo gestionas tus reservas de manera eficiente, sino que también puedes automatizar procesos clave para mejorar la experiencia de clientes y colaboradores.
🎯 Menos tareas manuales, más eficiencia y mejor organización.